<CONTENTS>
■落とし穴(1)「言いにくいからメールで」
落とし穴(2)「内容が伝わらないメール」
落とし穴(3)「届かないメール」
落とし穴(4)「届いたのに相手が消すメール」
落とし穴(5)「操作ミスで信用はガタ落ち」
落とし穴(6)「あなたのメールは見られている!」

一通のメールが築いた信頼をダメにする?!

メールで信頼を失う
メールは便利で手軽なコミュニケーションツール。しかし、だからこそ注意が必要です!
今やパソコンだけではなく携帯電話でもメールが使えるようになり、私たちの生活にメールは欠かせないものになっています。

昼夜を問わず用件を伝えることができるメールは、ビジネスの場面でも大変重要なコミュニケーション手段です。

しかし、ちょっとした一言が相手を不快にしてしまうように、気軽に出したメールでコミュニケーションミスが生じてしまう危険性は多いにあります。

むしろ、相手の反応を見ながらコミュニケーションができない分、その危険性は高いといえるでしょう。一生懸命築いてきた信頼を、たった一通のメールで失ってしまう、なんてことも?!

そのようなことにならないよう、今回はビジネスでハマりがちな“メールの落とし穴”と、その回避法をご紹介します!


メールの落とし穴(1)「言いにくいからメールで」

メールで報告するな
あなたの書いたメールは、ちゃんと相手に届き、意図が伝わっているとは限りません!
誰でも、「面と向かって言いづらい」ことはあると思います。特に上司には。直接怒鳴られたりする可能性のないメールなら、比較的言いやすいですよね。しかし、これは要注意です!!

課長:「青木君、A社との契約の件は進んでいるかね?」

青木:「課長、その件はメールさせていただきましたが……。」

課長:「メール?何で目の前にいるのに報告しないんだ! で、契約はどうなっているんだ?」

青木:「すいません……。実はライバル会社に契約を取られてしまいました。」

課長:「なに!なぜそんな大事なことを、きちんと報告しなかったんだあ!」

すぐ報告すべきでしたが、言い出せず課長にメールで報告。結局、火に油を注ぐことになってしまいました。


訪問?電話?メール?
どの方法で伝えるべきかを見極めよ!

上記の「青木君」のようなメールでのコミュニケーションミスは、課長に「コイツはきちんと“ホウレソウ”もできない。重要な案件は任せられないな。」と思わせてしまったことでしょう。

重要な案件の場合は、最も迅速かつ確実な方法で報告するべきものです。目の前に課長がいるのであれば、当然最も確実な方法は「面と向かって直接話すこと」です。もし課長が出張中などで、電話をしても繋がらないなどといった状況では、留守電に「ライバルに契約を取られてしまいました。詳細はメールしておきますが、時間が空いたら折り返し電話をしてください。」とメッセージを残し、メールで経緯や理由を報告するといいでしょう。


【ワンポイントアドバイス】

・重要な報告は、“最も迅速で確実な方法”で報告する。優先順序は、以下の通りです。

(1)直接口頭で
(2)電話
(3)メール・FAX

・連絡をする際は、まず結果を先に報告、次に経緯や理由を説明する。

・報告を急ぐ必要があるのなら「詳細は後で口頭で報告します」と一文を入れメールで結果だけを先に送る。


相手の年齢や業種に注意!

「重要なことはなるべく口頭で」とは言っても、「重要」の認識は人によって様々です。

一般的に、年配の人ほどメールを「正式なコミュニケーションではない」という認識が強くなります。年配の人への挨拶や報告は、自分は「メールで十分な内容」と思っても、なるべく口頭で行うようにするのがオススメです。

また、業種によっては、メールでのコミュニケーションが一般的ではない場合もあります。例えばそのような業種の企業の営業担当者になった時、突然「新任の○○です。よろしくお願いします。」などといった挨拶のメールを送ったら、最初から「失礼なヤツ」というレッテルを貼られてしまうことでしょう。

【ワンポイントアドバイス】
メールの送り先が「どう受け取るのか」が分からない場合は、なるべく直接的なコミュニケーション方法を取るようにしましょう!


あなたのメールは内容が伝わっていますか? 次のページでは、送ったメールの内容で信頼を失う危険について説明します!