入社辞退のメール・手紙の文例

前略

先日は、ご多忙のところ、内定のご連絡を頂きありがとうございました。人事ご担当の○○様を始め、ご関係みな皆さまの誠意あふれる対応に、たいへん感謝しております。

しかしながら、先にお電話でもお伝えしたとおり、やむを得ない事情があり、入社を辞退させて頂きたいと存じます。御社には多大なご迷惑をおかけこと、本当に申し訳ありません。

本来なら、直接お目にかかってお詫び申し上げなければならないところ、このような形でお詫び申し上げることになりましたことをお許し頂きたく存じます。

末尾ながら、御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
草々


呼び出しされた場合はひたすら低姿勢で

電話での話し合いで「とにかくどういうことなのか、直接来社して説明してほしい」ということになったら、訪問するほかありません。

この場では「なぜ辞退するのか」という具体的に理由を説明することが求められます。この場合、会社に対してマイナスのイメージを持っていたとしても、それをストレートに表現することは避けるべきです。

相手の人事担当者にすれば、内定辞退に加え、会社の内情を知らない外部者に非難めいたことを言われてよい気持ちがするはずもありません。

辞退の理由はあくまでも個人的な理由・事情で押し通すことです。「他にやりたい仕事が見つかった」「今の職場で環境が改善される見通しがついた」といった具合に、自分の側の問題であることを説明するとともに、ひたすら「申し訳ありません」と低姿勢を貫きます。ひとしきり文句を言われることもありますが、それは仕方がないと覚悟して臨みましょう。

絶対に言ってはダメなのは「御社でやれるかどうか自信がない」といった理由です。これをいうと「素質はあるんだから絶対大丈夫だ」「研修制度が充実しているから心配することはない」と、相手に説得材料を与えることになります。

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