年賀状で作る簡単素敵な住所録

メールで年始の挨拶をするようになっても、元旦にポストを覗くのはウキウキするもの。ふだんはご無沙汰がちでも、すくすくと育ったお子さんの成長ぶりや家族の近況などを知る良い機会です。
そして、家族が増えていたり住所が変わっていたりと、大切な情報が詰まっているのが年賀状です。そんな年賀状から得られる情報を整理して、ハガキで住所録を作る方法をご紹介しましょう。

年賀状は３年を目安に保管する

年賀状は何年分を保管しておけばよいか？という疑問が必ず頭をよぎります。スペースにゆとりがあったり、思い出として残しておきたい年賀状は別として、合理的に考えれば３年程度が一般的です。
その理由は、喪中の欠礼や出し忘れなど、双方の事情で年賀状のやりとりが途切れることがあります。そんなとき、過去３年分あれば、その経緯をたどることができるからです。

せっかく頂いた年賀状を捨てるというのは気が引けるものですが、更新時期がやってきたと割り切って捨てる決心をしてください。そして、捨てる際にはシュレッダーにかけるか切り刻んで、相手の方のプライバシーを守るための心遣いを忘れずに。
それではさっそく、お年玉くじの当選結果をチェックして、年賀状の整理と住所録づくりを始めましょう。

年賀状で情報を整理する　

行きつけのお店などから送られてくる年賀状は、休業期間やバーゲンといった役に立つ情報を手帳にメモっておけば充分。不用なハガキは捨てましょう。
保存しておきたいハガキは、あとで見つけやすいように分類しておきます。その分類方法は以下の通り。
１．住所や電話番号を年賀状で探す場合
・アイウエオ順に並べる
・同窓生、友人、親戚などグループで分ける
２．来年も必ず出す相手
前年に頂いた喪中ハガキ、転居通知のハガキも一緒に整理しておきます。
３．宛先不明で戻ってきた場合
今年いただいた年賀状や前年の転居通知で住所を確認しておきます。
さらにもうひと手間をかけておくと、年賀状を情報源として活用できます。

やりとりの記録として印をつける

毎年、賀状のやりとりをしている間柄なら、特に印をつけなくても良いと思います。そうでない場合は目印をつけておくと、次の年に年賀状を出すかどうするか判断するときに役立ちます。
・年賀状を先に頂いたので、こちらからも年明けに年賀状をだしたということがわかる印をつけます。
・こちらから年賀状を出したけれど、先方からは頂けなかったという場合には、過去に頂いた年賀状に印をつけておきます。相手の人が出し忘れた可能性もありますから。

年賀状ソフトの利用

イメージスキャナーで年賀状の住所を読みとって、住所録を作成するソフト「はがきＯＣＲ　富士通」があります。予算に余裕があったら使ってみたいですね。
住所録を作成して、宛名ラベルが印刷できるソフトも便利です。ところが、データに依存しすぎていると、ついうっかり古いデータのまま送ってしまうことがあります。住所や姓の変更があったら忘れずに更新しておくことが肝心。
「住所ぴたりん」（シェアウエア）は、都道府県、郵便番号などをマウス操作で入力して、住所録が作れます。マンション名や特殊な名称だけキーボードで入力すればよいのです。宛名シールも印刷できて、これは便利。

次は、年賀状を使った簡単な住所録の作り方をご紹介します。