3分でわかる！起業家のためのマイナンバー入門

いよいよ始まるマイナンバー制度。通知カードの発送も始まりました。「ニュースではよく聞くけど、実際にどんなもので何を対策すればいいの？」という疑問をもつ起業家も多いのではないでしょうか？そこで、最低限知っておくべき知識を3分間で理解できるようにまとめました。マイナンバー入門編としてぜひご覧ください。

マイナンバーって何？

マイナンバーとは日本に住む全ての人に割り当てられる番号です。国民一人ひとりに個別の管理番号をつけ、それに基づいて社会保障や税の個人管理を行い、行政の効率化を図ろうという試みともいえます。
導入開始は分野によって異なりますが、まずは平成28年1月から所得税、雇用保険の分野で導入が開始され、平成29年には健康保険・厚生年金保険での導入が予定されています。

マイナンバーの収集が必要になる人は？

事業をしている以上、起業家はマイナンバーとの関わるシーンが増えます。起業家がマイナンバーを収集しなければならない対象者としては主に以下の3分野です。必ず覚えておきましょう。

■役員、従業員
事業主は役員、従業員、パート、アルバイトなどについてマイナンバーを収集する必要が出てきます。想定されるシーンとしては入社時や年末調整の際に扶養控除申告書を書いてもらうとき、雇用保険の資格取得届を作成するとき、源泉徴収票を税務署に提出するときなど。税務や人事労務の手続きで必要となってきます。

■役員、従業員の扶養親族
役員や従業員が扶養する親族についても扶養控除申告書などにそれぞれのマイナンバーを記載することが必要です。家族や親族といっても連番ではなくバラバラの番号です。手続きで必要なことを社内に浸透させ、効率よく集めましょう。

■支払調書の対象者
あまり知られていませんが、マイナンバーは社内の人だけではなく、社外の人の分も必要となってきます。例えば、依頼した税理士や弁護士、借りている事務所や店舗のオーナーさんなどの分です。1年に1回税務署に提出が必要な支払調書という書類に記載が必要となるためです。

どこまでの管理が必要なの？

マイナンバーは「社会保険・税番号」とも呼ばれるように、個人の税金や年金などと紐づけられる重要な情報です。手続きで使用する中で、情報漏洩を起こさないように細心の注意が必要です。最低限、以下の３つについて対策をしておきましょう。

■マニュアル対策
法律ではマイナンバーについて事業者が守るべきことが決められています。まず、事業者はマイナンバーの取扱規程を定めることが原則義務となっています。ただ、中小規模事業者については取扱い方法をマニュアル化するなどの対応をとれば良いことになっています。最低限、マニュアル化対応が必要なことを認識してください。

忘れがちですが、退職者のマイナンバーの扱いにも気を配らなければなりません。本来は退職者のマイナンバーを廃棄・削除する際は記録保存義務がありますが、中小規模事業者の場合、責任者が確認する形も認められています。

■セキュリティ対策
会社のパソコンに不正アクセスをされて、情報を抜き出されるようなことがないように対策を施しましょう。普段、なかなか手をつけられていない分野だとしたら、これを機に全体的なセキュリティ対策をしてしまうのも良いでしょう。

■ヒューマンエラー対策
マイナンバーの漏洩はデータ上だけの話ではありません。リアルの空間での漏洩にも気をつける必要があります。例えば、会社を訪れた社外の人の目に触れてしまう可能性です。マイナンバーが記載された書類は机の上に広げておかない、鍵付きのキャビネットに保存する、メールの添付データにはパスワードを設定するなど、ヒューマンエラーの対策も考えておきましょう。

顧問税理士や顧問社労士に質問しよう

ここまで見てきましたが、ややハードルが高いと思えたこともあるのではないでしょうか。起業したばかりの会社では、税務や人事労務の手続き面では税理士や社会保険労務士に委託しているケースも多いでしょう。マイナンバー導入に向けて、こうした専門家も勉強を重ねて対策をしてきているはずです。わからないことがあったら、顧問となっている税理士や社会保険労務士に質問・相談してみましょう。