＜目次＞
転送メールのマナー1：タイトルは変えない
メールを転送する時のマナーと書き方の心得とは
転送メールの件名には「Fw:」が付くので、基本的に件名を変えないようにします。タイトルを変えなければ、転送メールであることが一目瞭然です。逆に件名を丸ごと書き換えてしまうと、受け手は、事の経緯を把握しづらくなってしまうことでしょう。
転送メールのマナー2：本文を短く書き添える
転送メールのポイントをおさえよう
では、具体的なメールを見ていきましょう。
まずはシーン設定です。
ある企業では、一般のお客様からの問い合わせにメールで対応しています。
お客様相談室で受信し、内容を確認してから当該部署に割り振ります。
転送メールのNG文例
まずは、お客様相談室から、当該部署へ転送されたNGメールをご覧ください。－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
件名：お客様相談室の綾小路です。
本文：（加筆なし）
-----Original Message-----
From: hanako.sugawara@XX.jp
Sent: Wednesday, December 10, 20XX 11:39 AM
To: contact@XX.jp
Subject:ホームページよりお問い合わせ021
貴社製品を購入したのですが、不良品と思われます。
至急対応してください。 （以下略）
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
あなたが、このメールを受け取ったら、いかがでしょうか？
件名で、社員が名乗っているものの、本文そのままを転送してきています。内容は、お客様からのクレームに近い問い合わせですが、なぜ自分宛に届くのか、このメールをどう処理すればよいのか、疑問に感じませんか？
その疑問を解消すべく、転送メールのOK文例をご紹介しましょう。
転送メールのおすすめ文例
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－件名：Fw:ホームページからのお問い合わせ021
本文：
商品開発部 ○○課長
お客様相談室の綾小路＜内線 3059＞です。
お客様より以下の問い合わせがありました。
回答は、貴課の担当になるため転送します。
直接お客様に返信を、情報共有のため本アドレスをＢＣＣに入れてください。
よろしくご対応願います。
-----Original Message-----
From: hanako.sugawara@XX.jp
Sent: Wednesday, December 10, 20XX 11:39 AM
To: contact@XX.jp
Subject:ホームページよりお問い合わせ021
貴社製品を購入したのですが、不良品と思われます。
至急対応してください。 （以下略）
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
転送メールのマナーと心得、５つのポイント
１．転送先の受け手を宛名に書き、責任者をハッキリさせる２．本文に転送であること、転送する理由を書く
３．受け手にしてほしいことがあれば、内容をハッキリ書く
４．転送する部分は勝手に書き換えない
５．転送部分の個人情報は、場合によっては削除する
メールは情報のキャッチボール
部下や後輩をやる気にさせよう
そういえば会社員の頃、直属上司から社内メールを転送され、指示を受けることがよくありました。ひとりの上司は、いつも「鈴木さんに対応してほしいので、よろしく！」と一文添えてくれます。部下としては、「あなたにお願いしたい」と指名されたようで、がぜんやる気になったものです。
転送したからといって知らんぷりせず、関わった一人として責任を持ち、フォローする気配りも必要です。転送後の経過は、必要に応じてCCやBCCで自分にも送信してもらうと、情報共有が図れることでしょう。
また、たとえ短い文章でも敬語の使い方には気をつけましょう。謙譲語と尊敬語の使い分けもきちんとおさえ、無駄のない転送メールを送れるようにしましょう。
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