謝罪・お詫びメールはすぐに書く
基本的には、いきなりメールをするより、電話で謝ってから確認の意味でメールも送ると印象がよいものです。ただ、相手がオフィスにいればよいのですが、不在時や時間外であれば、メールを先に送る方が対処しやすい場合もあります。
いずれにせよ、メールの書き方は重要です。そこで今回は『許してもらえるお詫びメール』と『カチンとさせるお詫びメール』の２つをご紹介します。ぜひ対比しながら、ポイントを確認してみてください。
許してもらえる謝罪・お詫びメールと書き方のポイント
シーン設定：「請求書の送り状を誤って郵送した場合」＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
いつもお世話になっております。
ハッスル商事の鈴木でございます。
さっそくですが、貴社宛てに本日投函しました請求書につきご連絡いたします。
請求書自体に間違いはありませんが、誤って他社宛の送り状を添えてしまいました。
私の不注意によりご迷惑をお掛けし、お詫び申しあげます。
大変勝手なお願いではございますが、
本状が届きましたら、破棄くださいますようお願いいたします。
あらためて連絡させていただきますが、まずはメールでご一報申しあげます。
なにとぞご容赦くださいますよう、お願いいたします。
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では、許してもらえる謝罪・お詫びメールの書き方のポイントと対応する文例を3つ挙げます。
- ミスをしたときは、正直に事実を伝えます。
「誤って他社宛の送り状を添えてしまいました。 - キチンと謝ります。
「ご迷惑をお掛けし、お詫び申しあげます。」「大変失礼いたしました。」 - 相手にお願いしたいことがあれば伝えます。
「本状が届きましたら、破棄くださいますようお願いいたします。」
そのとき「大変勝手なお願いではございますが」などの前置きをするとよいでしょう。
謝罪・お詫びメールのNGポイントとNG文例
では、逆に相手をカチンとさせてしまう謝罪・お詫びメールのNGポイントと、具体的なNG文例を挙げます。- 謝罪の言葉が軽い
× すみませんでした m(-_-)m
× 超ごめんなさ～い。
× 土下座したい気分です。ぺこり。
→「すみません」はお礼とお詫びの両方に使えますが、正式な謝罪には向いていません。 - 言い訳する
× 年末でバタバタしていたので
× 確認したつもりですが
× 私の担当ではないので
→自社や自分の失敗を認め素直に謝りましょう。相手を感情的にさせてしまうので、間違っても言い訳はしません。 - 他人のせいにする
× 新入社員がミスをしまして
◎管理職である私の監督不行き届きです。
◎指導者として不徳のいたすところでございます。
× 上司がチェックしなかったので
◎社内の管理体制がうまく機能せず、お恥ずかしい限りでございます。
→同僚のミスは自分のミス！連帯責任と心得えましょう。
謝罪・お詫びメールを作成する上で気をつけたいこと
ただし、仏の顔も三度まで。同じ間違えを繰り返さないよう十分に気をつけたいですね。今回は社外の方へ向けた謝罪・お詫びメールの書き方をご紹介しましたが、社内・上司への謝罪であっても考え方は同じです。自分の間違いに気づいた場合は迅速に対応しましょう。
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