「締切厳守」や「要返答」などビジネスメールでやってはいけないこと
「締切厳守」や「要回答」など、ビジネスメールのNG集
ビジネスメールNGその1：顔文字やマークでいっぱい
■ビジネスメールのNG例× 今日は遅刻してすみませんでした＾＾；
× 課長、今日は研修で講師に褒められちゃいました(^_^)
× 速報！！！ 新規案件を受注しました♪
× 課長が夏休み中、僕が管理職の代行をします（爆）
× 残業続きでホトホトつかれています（苦笑）
顔文字や（笑）は原則としてビジネスメールでは使いません。 『！』『？』は、必要最低限にとどめましょう。これらがいっぱいあると、「プロ意識がない」「学生気分が抜けない人」と誤解されてしまうことがあります。ビジネスメールなら文字だけで気持ちまで伝わるように、表現力を磨きましょう。
■改善策
- 原則として顔文字や（笑）は使わない。
- 文字だけで気持ちを伝える表現力を磨く。
ビジネスメールNGその2：上から目線
あなたのメールに上司は満足していますか
特に何かをお願いするときは要注意。たとえば、『要回答』や『締切厳守』の言葉はキツイ印象なので丁寧な言い回しに変えます。
文末では、指示命令形『～してください』を依頼形『～してくださいますか』に変えるのも一案です。
さらにクッション言葉『恐れ入りますが』『お手数ですが』を前置きしたり、『お時間のあるときに』と添えてみるとよいでしょう。
■催促メールのNG例と改善例
△ 【要回答】9/2（水）懇親会の出欠を返信してください。
○ 【予定伺い】9/2（水）懇親会の出欠はいかがなさいますか
△ 残業削減のためのアイデア募集（9/2締切厳守）
○ 9/2（水）をめどに、残業削減のためのアイデアをご教示くださいますか。
× 返信がないのですが、私のメールを読んでくれましたか？
× 部長、大至急回答してください。
→本当に急ぎの場合は、メールよりも2ｗａｙになる口頭がベター。 さらに失礼のないようマナーをもって話すこと。
また、返信の締切を設定するときは、相手にムリのないようにします。『大至急』を連発しては段取り下手をアピールするようなものです。なかには毎日100通のメールを受信する管理職だっているのですから、相手の立場になってメールを送るようにしましょう。
■改善策
- 『要回答』や『締切厳守』の言葉は使わない。
- 文末は『～してくださいますか』の依頼形にする。
- 『恐れ入りますが』『お手数ですが』などのクッション言葉を前置きに使う。
- 返信の締切は相手の無理のない範囲に設定する。
ビジネスメールNGその3：報連相のすべてがメール
報連相は手段を選ぼう
× 明日から一週間休暇を取りたいと思います。
× 顧客からクレームがあったので報告します。
× 昨日、家族が入院しました。
× 昼食はラーメン屋さんに行きませんか？？
上記は、「目の前にいるのに、報連相のすべてがメールでけしからん！」と上司を立腹させた事例です。業界や上司のタイプによっては、口頭よりメールを好むかもしれませんが、なんでもかんでもメールで済ませるのは考えものです。
とくにクレームや事故の報告はスピード勝負。すぐにその場で口頭で伝えましょう。 メールだと相手がいつ読むかわかりません。また、相談も対面や電話の方が意志疎通がしやすいでしょう。メールにすると文章量が長くなりやすいうえ、ニュアンスが伝わりにくいので非効率になることが多いのです。
■改善策
- なんでもかんでもメールで済ませない。
- 急ぎの連絡はメールでなく口頭で伝えよう。
- 相談事は対面や電話を使おう。
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