【話し方・伝え方】その言い方が損をする！会議での話し方

会議で損をしていませんか？

普段の話し方とビジネスシーンでの話し方が違うように、会議で発言する場合には、押さえておきたいコツが違います。発言を受け入れられるようにするにも準備が必要ですし、質問は、意地悪な印象に捉えられないようなテクニックが必要です。あまり考えたことのない人もいるかも知れませんが、これらを知らないで発言していると損をしてしまうことも少なくありません。

多くの人が参加する会議ではできるだけスマートな発言をしたいもの。最低限、悪気のない質問で人のメンツをつぶすようなことのないようにしたいですよね。会議だけでなく、ちょっとしたミーティングにも役に立つ話し方のコツを考えていきましょう。

意見を通り易くする3つのコツとは

会議といって、まず思い浮かぶのは「発言する」というシチュエーションかと思います。相手が発言し、その意見を「受け容れる」という場合、右の図のようなコミュニケーションプロセスを辿ります。

この一連の流れをスムーズにするのには、

• わかり易さ
• 説得力
• 受け容れやすい状態（感情）

が必要になります。意見を通りやすくするコツは下記のとおり。


■1.ポイントは3つ以内にまとめる　
通常の会話でもそうですが、情報が多すぎると話がわかりづらくなります。せっかく良い意見を言っても、記憶に残りづらくなるという悪影響もあります。ポイントになる部分は3つ以内に限定して簡潔に伝えるようにしましょう。

どの部分をフォーカスするかによっても納得度が変わるので、適切なポイントを選ぶ作業も必要です。お勧めは、ポイントをたくさん書き出してから「聞き手にベネフィットがあるように感じるか」を想像して絞り込んでいく方法があります。まずは、連想ゲームのようにアイディアを拡散させ、その後時間をおいてから絞り込んでいくと、良いポイントを残すことができます。

会議は準備が非常に大事になります。手間は惜しまないようにしましょう。

■2.根拠・理由で意見を補強する
個人の希望や感想になってしまうような話し方では、参加者を納得させることはできません。理由や根拠で意見を補強するようにしましょう。

データが有効です。使用するデータはなるべく信憑性の高いものを選ぶようにしましょう。（○○省調べ、日本経済新聞調べ、△△白書など）。

聞き手は、話している内容だけでなく、誰が言っているかにも影響を受けます。
例えば、八百屋のおじさんが商売をしていて気づいたことよりも、大学教授が話す経済論のほうが信憑性が高いと感じやすいのです。「○○大学の△△教授によると……」というように、社会的な地位のある人の言葉を借りるのも効果があります（ハロー効果）。

■3.キーマンに事前にアドバイスをもらっておく　
「根回しなんて、ズルイ」といった声が聞こえてきそうですが、ビジネスにおいて事前の情報共有というのは大事なポイント。アドバイスをもらい、その人の意見を少しでも取り入れた案にしておくことで反対されにくくなります。

決裁権を持っている人と話しておければベストですが、ポジションの違いで声を掛けづらいこともあるかも知れませんし、時間を作ってもらうことが難しい場合もあるでしょう。決裁権がある人だけでなく、会議のムードメーカーになりそうな人、反対しそうな人もキーパーソンです。決裁権がある人と話せない場合は、他のキーパーソンと情報共有をしておきましょう。独りよがりの意見に気づいたり、よりよいアイディアをもらえるかも知れません。

これのテクニックを使っても、残念ながら意見が通らないということもあります。次のページでは地位が低い人の意見が通りづらい傾向＝「プロセスロス」についてお話します。