大学生の就職活動/就職活動での業界・企業研究

就活での社会人へのメールの書き方 1

先輩訪問のアポや人事への質問やお礼などなど、これから社会人にメールを書く機会がたくさんあるはず。学生だからってメールのビジネスマナーを知らないわけにいかない!読むべし!

執筆者:見舘 好隆

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メールにも、「したほうがよいこと」と「しないほうがよいこと」がある

メール
今まで友達に打ってたメールじゃ通用しないよ!
メールに関して語る前に、ぜひ読んでほしい一文がある。

「人のすることには『したほうがよいこと』と『しないほうがよいこと』がありますが、礼状をしたためることは、『したほうがよいこと』に含まれると思います。しかし、現実に礼状を書くとなると、けっこう面倒くさいと感じるでしょう。『たかが食事をご馳走になったぐらいで……』と思うかもしれません。でも『したほうがよいこと』はできるだけ実行すべきです。(中略)『しないほうがよいこと』をしないようにし、『したほうがよいこと』なら、どんな些細なことでも進んで実行する。そうして初めて充実した仕事やよい人間関係が築けるようになるのです。」
(出典:『朝10時までに仕事は片づける―モーニング・マネジメントのすすめ』高井伸夫)

社会人へメールを書くことで、内定が取れたり、逆に落とされたりはしない。しかしながら、ちゃんと書く方が、君の評価は「ちょっとだけ」良くなるに違いない。そしてちゃんと書かなければ、君の評価は「ちょっとだけ」悪くなるに違いない。

「ちょっとだけ」だ。でもその「ちょっとだけ」の積み重ねが、納得できる就職活動ができる・できないに関わってくるのだ。

というわけで、今回は「社会人へのメールの書き方講座!」である。人脈形成のためにも、内定に少しでも近づくためにも、メールにおけるビジネスマナーを遵守しつつ、是非「しないほうがよいこと」をしないようにし、「したほうがよいこと」をどんどん実行しよう!
※以下の記事も必ず読んでね!
メールはインターネットの普及により、気軽に書いて出せるようになった便利なツール。さてまず、他のツールと比べてみよう。

正攻法の「電話」(会社・自宅)

キーボード
“思い”をメールで正しく伝えるには、かなり注意して書かないとダメだぞ。
正攻法。弱点は「相手がいないとまたかけなくてはいけないこと」。折り返し電話を頼める立場ではないからね。とりあえずこちらからまた電話する旨と用件を伝えてもらうようにしよう。「用件はメールでご連絡します」と伝える手もあり。なぜなら、2回目に掛けた時に電話を取ってくれる可能性が高まるからだ。

初対面の人への「携帯電話」は避けるべし

初対面の人にいきなり掛けるのは避けるべし。一度会った後なら、問題なし。初対面で携帯電話を掛けるなら、あらかじめメールで要件を入れておくか、社員に伝言をしておくと良いだろう。尚、携帯電話のマナーで最も重要な台詞は、最初に名乗った後、

「今お時間よろしいでしょうか?」
「今お電話大丈夫ですか?」


と聞くことである。だって相手は今、会議中かもしれないし、電車の中かもしれないのだから。携帯は相手の時間に「横入りする」ツールであることを忘れてはならない。

相手がインターネットに使い慣れていないときは「FAX」で

まあ、先輩訪問のアポで使う人はいないと思うけど、「すぐ届く」「いなくてもあとで読んでもらえる」「直筆で書ける」「イラストが使える」など、メリットは多い。相手がインターネットに明るくない人であれば、逆にFAXが有効なこともある。

顔文字は厳禁! 「メール」

「すぐ届く」「いなくてもあとで読んでもらえる」「気軽に書ける」メリットは大きい。しかし「気軽に書ける」反面、「気軽に無視される」ことも忘れてはならない。社会人は大量にメールを受信している。君のメールも埋もれてしまう可能性は高い。

さらに、メールは単なる文字情報だからこそ、簡単に相手を不快にさせたり、勘違いさせたりすることにも注意(詳しくは後述する)。肉声であれば声の抑揚が、FAXであれば手書きのメッセージなどで「感情」や「ニュアンス」を伝えることはできるが、メールにはそれができないからだ。「顔文字で感情は伝えられるよ(≧∇≦)b」 ばかもーん!社会人に顔文字は厳禁だぞ!ヽ(`Д´)ノ

サブ的な存在「携帯メール」

携帯メールの最大のメリットは、いつでもどこでも読めるという点だ。しかし、携帯メールを仕事で使っている人はほとんどいない(同僚や上司にならありえるが、他社の社員には通常送らない)。よってPCメールに送るのが、オフィシャルな場面においては基本と考えたほうがいいだろう。

しかしながら、社会人が自ら携帯メールアドレスを教えてくれた場合は、アポやお礼などのメールは送ってもいいだろう(その方がすぐ返事がもらえる)。ただし、その場合は本文は極力短く書くことが基本であり、逆に後述する「一行の文字数を全角35文字にする」「署名を書く」必要もない。PCメールのマナーと若干違うことに注意せよ。

仕事で使っている頻度が少ないmixiやGREEなど「SNSのメッセージ機能」

SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サイト)にはメッセージ機能がある。それを使ってアポやお礼メールを送ることはできる。しかし、携帯メールと同様、SNSを仕事で使っている人はほとんどいない。よってPCメールに送るのが、オフィシャルな場面においては基本である。ただし、逆に相手のPCアドレスを知らない場合には、SNSのメッセージ機能を使うことはありえるだろう。

■もっとも相手の気持ちに届く手紙・ハガキ
メールの普及で影が薄くなった。弱点は伝達速度が遅いこと。しかし、最も相手の気持ちに届くツールには違いない。メールばかりの日常生活の中で、直筆の手紙やハガキは、以前より輝きを増している。

メールは他のツールと比べて、手紙に比べて簡単に出せてとても便利だ。でも反面、「気持ちを伝えにくい」ツールであることを忘れてはならない。その例を紹介しよう。

先日、学生からこんなメールをもらった(文面は変えています)。「模擬面接をしても良いよ」と送ったメールの返事だ。
就職活動中、時間が合いそうでしたら、
面接の練習もお願いしてしまうかもしれませんが、
その時は宜しくお願いします。
私はこのメールを読んで一瞬、こう思ってがっかりした。

「むむ?彼は“私は就活で忙しいのだ。よって暇だったら面接の練習頼むかもしれない。その時はよろしく!”と言いたいのかな?」

後日、彼に聞いてみると、こう言った。

「見舘さんは忙しい人。よって、就活中に見舘さんの時間に余裕があった時にお願いしようと思ったんです!見舘さんに対し気を使って書いたのですよ!」

確かにどっちにでも取れる文章。このように、電話なら声で、手紙なら筆跡で類推できるニュアンスが、メールでは伝わらないのだ。メールはかなり意識して分かりやすく書かないといけないことを肝に銘じて欲しい。

次に、基本的なメールのテクニックを伝授する。以下に述べることは、社会人にとっては普段から行っている「当たり前」のふるまい。しかし、学生のみなさんから頂くメールで、以下をすべてクリアしたメールは、残念ながら一度も見た事は無い。だからこそ逆に、以下をしっかり踏まえたメールを書けば、ライバルに圧倒的な差をつけることができるはずだ。

    最初に名乗ること

    パソコン
    メールならではのルールをちゃんと押さえておこう。
    社会常識。結構多いぞ、最初に名乗らない学生が。 <良い例>
    ○○大学の見舘です。
    先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。

    <悪い例>
    先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。

    半角カタカナや記号(機種依存のもの)は使わない

    半角カタカナは受け手の環境によっては文字が変になってしまうことがあるので厳禁。また、記号も注意。●■※☆△のような普通のものは大丈夫だが、丸で囲った数字や株式会社マーク、代表取締役マークなど機種依存文字は受け手の環境によっては違う文字に変換されてしまうので使わないこと。もちろん、件名(タイトル)にも使っちゃダメだ。

    差出人(from)を氏名(フルネーム)にする

    メールソフトの設定画面の「名前」か「差出人」「from」のところで、「Yoshitaka Mitate」「見舘好隆」など、氏名をフルネームで設定しよう。なぜなら受信メールの件名(タイトル)一覧の画面で、そのメールが誰から来たかわかるからだ。

    <良い例>
    見舘好隆 <メールアドレス>
    Yoshitaka Mitate <メールアドレス>

    差出人(from)欄を設定しないと<メールアドレス>だけが表示され、誰から来たかさっぱり分からない。中には、パソコンを買った時に設定した、姓や名だけの人や、ニックネームの人もいるぞ。こんな感じだ。

    <悪い例その2>
    好隆 <メールアドレス>
    みたちょん <メールアドレス>

    姓はまだしも、会社にニックネームや名だけで送るのは、相当恥ずかしいぞ。

    初回メールは、どこの部署の誰に宛てたメールかを明記した方がいい

    メールと手紙の一番の違いは、「時候の挨拶」が要らないことかな。拝啓&敬具も、前略&草々も要らない(挨拶は必要。“お世話になっております”など)。しかし、手紙の宛書と同様、まず最初にどこの部署の誰に宛てたメールかを明記するほうが礼儀正しくて良い。もちろん、返信メールなどは省いてもOKだが、そのアドレスがその部署共用の場合は、常に文頭に誰宛てのメールかを明記しなくてはならない。

    例えば、<recruit@○○○○.co.jp><info@○○○○.co.jp><saiyo@○○○○.co.jp>などのアドレスは、間違いなく部署共有のアドレスである。誰が担当か分からない時は「採用ご担当者様」と書こう。

    <例>
    株式会社○○○○
    人事部採用担当 ○○ ○○様

    はじめまして。○○大学○○学部○○学科4年生の、
    見舘(みたて)好隆と申します。

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就活で社会人へメールを送るときの書き方 その2


更新日:2010年06月05日

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