【大学生の就職活動】就活での社会人へのメールの書き方　2

送信先アドレスは、一度アドレス帳に入力してから、メールを作成する

少しでも配慮を欠くと、簡単に信頼関係を損ねてしまう。

初めての人にメールを書く時には、メールアドレスを直接入力して書くより、いったんアドレス帳に入力してからメール作成した方がいい。なぜならば、宛先も相手のメールソフトのメール一覧に表示されるからだ。アドレス帳には＜メールアドレス＞以外に＜宛先名＞を入力する欄があるはず。そこに、○○様（株式会社○○○）と書いておくと良い。相手のメールソフトにはこんな感じで表示される。

"○○様（株式会社○○○）"＜アドレス＞

ほら、アドレスだけ入力するより丁寧で印象がいいでしょ。もちろん、返信メールなら普通返信ボタンを押して書くので、いちいち気を遣うのは大変である。しかし、第一志望の会社なら、返信メールでもいったんアドレス帳を開いて、＜宛先名＞が入ったアドレスで送ったほうがいいと思うぞ。

タイトル（件名）は本文の内容を簡単にまとめた言葉に、（カッコ）をして所属と名前を書く

スパムメールが氾濫している昨今、メール本文を開く前に、「メールの内容」及び「メールの発信者」が分かるタイトルにすることが肝要だ。差出人名を氏名にすれば誰からかはわかるが、所属まではわからない。例えば以下のように書いてみると良い。

「先輩訪問のお願いについて（○○大・見舘）」
「１次面接の感想とお礼（○○大・見舘）」
「会社訪問のお礼と感想（○○大・見舘）」

「質問です」「相談です」「よろしく！」だけではさっぱりわからない。スパムだと思ってゴミ箱行きになるぞ。

一行の文字数を全角35文字（半角70文字）以内で、読みやすく改行する

一行が長いと、とにかく読みにくくなる。相手が読みやすくなるように、ちょうど良い文節で改行をしよう。尚、メールソフトの設定で一行文字数を設定できるはず。確認しよう。

＜良い例＞
○○大学の見舘です。
先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。
貴社での仕事内容や仕事の現実などを詳しく知ることができ、
大変ためになりました。
さらに貴社への熱意を高めることができました。

＜悪い例＞
○○大学の見舘です。先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。貴社での仕事内容や仕事の現実などを詳しく知ることができ、大変ためになりました。さらに貴社への熱意を高めることができました。

初めてメールを出す場合は“どこで知ったのか”を必ず書く

そうしないとかなり怪しい。メールアドレスはあくまでも個人情報だから。

例：OGの山田さんにご連絡先をお聞きしました。
有楽町支店の佐藤さんにご連絡先をお聞きしました。
ホームページを見てメールを書かせていただきました。

本文はできるだけ手短に書く

長いと読んでくれない。ビジネスの基本。
※参考記事「自己PRはコミュニケーションを目的とした文章である」

HTMLメールは使わない

最近はHTML形式で配信されるメールマガジンも増えて、昔ほどテキスト形式にこだわる必要は減ってきた。しかし、未だにHTML形式が嫌いな人はいる。やはり無難にテキスト形式で送ることをオススメするぞ。

署名を必ず書く

氏名・学校名・住所・電話番号・携帯番号・メールアドレスを文章の最後に書くこと。結構書かない学生が多くて、ああ、勿体無いなと思う。なぜなら、折り返し連絡が欲しいのなら、その連絡先を書かない手は無いからだ。署名はある意味、名刺の代わりなのだ。署名はメールソフトで簡単に設定できるぞ。設定しよう。

＜署名の例＞
*********************************************
○○大学○○学部○○学科４年
見舘　好隆（みたて　よしたか）
〒123-4567
○○県○○市○○○○○○1-23-45
自宅TEL：03-1234-5678
携帯TEL：090-1234-5678
e-mail：yoshitaka-mitate@abcdef.ne.jp
*********************************************

CC（カーボンコピー）とBCC（ブラインドカーボンコピー）を使い分けよ

メールは簡単に送れてしまうからこそ、簡単にミスもしてしまう。再確認することを忘れずに。

意外とちゃんと使えていない人が多い。確認しよう。

■CC（カーボンコピー）
同じ内容のメールを複数のアドレスに送るときに使う。CCの場合は宛先全員に送信先アドレスが表示されるので、誰にこのメールを送ったのかを伝えることができる。

＜例＞ゼミの教授宛に、ゼミの飲み会の場所の変更を伝え、かつゼミメンバーにも伝える時など。ゼミの先生は「ゼミメンバーにも伝わっているな」と安心できる。ちなみにこの場合だと、文頭に、「○○先生（CC:ゼミメンバー）」と書くことを薦める。本来教授宛のメールであり、かつCCのみなさんも読んでおいてね！というメッセージになるからだ。

■BCC（ブラインドカーボンコピー）
CC同様、同じ内容のメールを複数のアドレスに送るときに使う。BCCの場合は送信者全員に送信先アドレスが表示されない。よって、送り先の個々のアドレスを全員が知らないなら、BCCを使うべきである。個人情報保護のために。

＜例＞就職活動中に出会った複数の他大の知り合いに、今度の合同説明会に一緒に行こうと、呼びかける時。君にとっては知り合いでも、送信先同志はまだ顔見知りではないので、この場合はBCCだ。尚、1行目に「※このメールはBCCで複数の方に送信しています。」と書くことを薦める。文面が複数宛だと送信先に知らせるためだ。



添付ファイルに注意

添付ファイルにも社会常識がある。
一般的に、
• ワードファイル（拡張子：doc）
• エクセルファイル（拡張子：xls）
• パワーポイントファイル（拡張子：ppt）
• テキストファイル（拡張子：txt）
• 画像ファイル（拡張子：jpg、gif）
であれば、ほとんどの社会人なら受け取ることができる。しかし、稀に読めないこともあるので（例：先方がパワーポイントを持っていないなど）、送る前に確認する方が良いだろう。

■相手がそのファイルを受け取れるのか？
一部では、ウイルス対策のために添付ファイルを受け取らない会社もあるよ。この点からも、送る前に一度確認する方が良い。

■容量は大丈夫か？
最近はブロードバンド（この言葉も古いな）が普及したので、とんでもない容量じゃない限り大丈夫だと思うが、例えばデジカメで撮った写真などは数枚にしておいた方が良いだろう。動画ファイルなんかはもっての外だよ。特に旅行や飲み会で撮った写真の場合は、写真のファイルサービスがあるから、そっちを使った方が良いだろう。例：ニコンオンラインアルバム（無料）やmixiのフォトアルバム機能（有料）など。



メーリングリストに注意

就職活動仲間やゼミなどで、いろんなメーリングリスト（以下、ML）に入っていると思うが、これにも少々コツがある。
■誰宛に書いているのかを意識する
MLに投稿するメールは、何も断らなければ基本的に「参加者全員」に向けて書いたメールである。目上の方もいるだろうし、いなくてもいろんな考え方を持つ複数の人が読んでいることを忘れてはならない。かなり丁寧な言葉を使った方が無難だし、専門用語も使わない方がいい。できるだけ簡潔に分かりやすい文章を書くことを意識しよう。

■誰宛に書いているのかを明示する。
CCと同様、ディスカッションのように参加者の誰かに対してのメールを書くときには、文頭に「○○様」と明示しよう。文末に書く時は「＞○○様」と頭に「＞」をつけると分かりやすい。

■個人情報に注意。
MLへのメール本文に参加者の携帯番号など個人情報を書くのは厳禁である。もちろん、メンバーの名簿など、メンバー全員の掲載許可があるものなら問題ない。

■誹謗中傷は厳禁である。
参加者に一個人への批評を聞いて欲しいのかもしれないが、他人の喧嘩をみせられても困る。また、参加者全員にクレームを伝えたいとしても、丁寧な言葉を選び、建設的な結論を書こう。自らの醜態を宣伝する必要は無い。

■送信先アドレスと件名、本文を再確認する
送信ボタンを押す前にちょっと待て。簡単に送れるからこそ、送る前に送信先アドレスと件名、本文を再確認をしよう。特に志望企業の人事に出すメールは要注意だ。何も自ら自分の評価を下げる必要は無い。
さて、間違った時には…記事「人事宛のメールでミスをしてしまった！」を読むべし！

■送信できたか確認する
例えば、先輩訪問のお礼のメールを書こうと、頂いた名刺を見てアドレスを入力してメールを書いたとしよう。送信先アドレスと件名、本文を再確認して、送信ボタンを押したとしても、ここで安心してはダメだ。念のため、受信ボタンを押すことを強く薦める。なぜならば、今送ったメールが以下の理由で戻っているかもしれないからだ（大体「Returned mail:～」のようなタイトルのメールが戻ってくると思う）。
• 単なるアドレスの入力ミス→【対処】直して再送信
• 相手先のメールボックスが一杯である→【対処】電話するしかない。
• 相手のメールサーバーに不具合がある→【対処】電話する・時間を空けて再送する。
• 添付ファイルの容量オーバー→【対処】ファイルサイズを下げる（写真なら解像度）・添付をやめる

メールを出す上での、一番大切なこと

ブロードバンドの時代、いつでもネットは“繋がっている”。だからこそ「すぐ」に送らなければ、逆に信頼を失うぞ。

最後に肝に銘じておいて欲しいことがある。それは、

「メールはすぐに書くこと」

である。私はインターネットを仕事に使うようになってもう14年ほどになるが、「メールの返事がすぐ来る人」は「仕事ができる人」と自信を持って断言できる。「メールの返事をすぐ書けない人」は「仕事のできない人」と思って間違いない。なぜならメールは、「すぐに書けるもの」だから。

例えば仕事の依頼のメールなど返事に時間がかかるものであっても、「今週は多忙で、ご依頼の件の返事に時間がかかる」など、進捗の返事ならできる。つまり、「忙しくて書けない」という言い訳は成り立たないのだ（休暇や長期出張など、メール自体を読んでいない場合を除く）。

メールがいつまで待っても返事が来ない。すると「ああ、この人は今件に関し興味が無いんだな」と思い、どんどん信頼感は薄れ、こちらも返事がおざなりになり、徐々に疎遠になる。

逆に「メールの返事がすぐ来る人」は、まずとても頼りになるなって思う。なぜなら、早く返事が来ること自体がとても嬉しいことだからだ。そして、こちらも「早く返事をくれた」誠意に答えようと返事をすぐに書く。すると当然、ビジネスはとんとんと進み、うまくいくことが多い。結果、いい信頼関係を構築できる。

それは就職活動でも同じこと。例えば、先輩訪問のお礼メール、面接の感想メール、アドバイスをもらった時のお礼メールなどは、即日、もしくは次の日の朝にしなければ、お礼する価値が消失すると考えていい。なぜなら、早くもらえばもらった方も嬉しいし、昨日会ったばかりなら顔も覚えているだろうし、また会おう・アドバイスしようと思うだろう。人事も「なかなか気が利く学生だな」と好印象を持つだろう。

逆にアクションが遅くなればなるほどもらった方は「何をいまさら…」と思うだけ。もうアドバイスなんかする気は失せてしまうだろう。人事も「この人は仕事のセンスがないな」と思うだろう。何もいいことはない。

そもそも、メールは手紙やはがきに比べ、「すぐ届く」ことが武器。何日も後に書けば、手紙やハガキにさえ負けてしまう。

もしかしたら、最終面接でライバルと僅差で競った時に、即日お礼のメールを出しただけで勝つかもしれないのだ。たった10分、たったメール１通を書くか書かないかでだ。

よって、いくら眠くても、面倒でも、「即日にメールを書く意味」を理解するならば、眠い目をこすって何としてでも出さなくてはいけない。即日出さなくて良いメールは、逆に仲良しの友人だけなのだ。

以上、メール一つでも、これだけ大切なポイントがあること、分かってもらえただろうか。

先輩社員も、人事も、そして社長も、みんなビジネスマナーを守ってメールを使いこなしている。みなさんも、社会人にメールを書くなら、ビジネスマナーを守ってメールを書けなくてはいけない。マナー違反でなくても、好印象を持ってもらえるメールを書く配慮が不可欠なのだ。

内定を取るために、メールにおけるビジネスマナーと、好印象を持たれるふるまいを、是非身に付けよう。

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