会議は、まだ慣れなくてドキドキ･･････。ならばなおのこと、事前準備はしっかりとしておきましょう。
＜会議に初参加の心得の目次＞
- 心得1：会議に参加・出席する前にしておくこと
- 心得2：会議の持ち物・気をつけること
- 心得3：会議中の態度
- 心得4：会議中の発言のタイミングとコツ
- 心得5：会議中の質問のコツ
- 心得6：会議で反対意見が出されたら
- 心得7：会議を欠席した人に対する配慮
初参加の心得1：会議に参加・出席する前にしておくこと
■出席者としての自覚を持つ自分が担当者として出席する場合、あるいは先輩や上司から「とりあえず出席しておいて」と言われて出席する場合などあると思います。いずれにしても出席することになったら、「当事者」としての意識をしっかり持ちましょう。「どうせ意見を言うわけでも、求められるわけでもないのだし」と、会議で話し合われる内容に無関心であったり、下調べもしないでのぞむのは心構えとしてNGです。
■議題の内容を下準備する
事前に配られた資料があれば、内容を確認しておきます。過去に何度か話し合われたことのある内容であれば、前回の議事録や資料をチェックし、流れをつかんでおきましょう。会議の前には下調べをし、テーマを理解するようにし、その上で自分なりの意見や質問をまとめてメモしておくといいですね。
初参加の心得2：会議の持ち物・気をつけること
関連資料や過去の議事録には、必ず目を通しておきます。
- 事前に配布された資料
- 筆記用具
- スケジュール帳
会議室に持ち込んだ携帯やパソコンで、他の仕事をする人がいるようですが、これはもちろんNGです。
■時間厳守
遅刻は厳禁です。開始時間５分前には席に着くように心掛けましょう。お客様との打ち合わせなどで事前に遅れることがわかっているときは、出席する先輩や上司にその旨を伝え、どれくらい遅れそうかを伝えておくようにしましょう。
初参加の心得3：会議中の態度
大事なポイントや数字、わからなかった言葉などをメモしておくと、発言や質問するときに役立ちます。
当然といえば当然ですが、司会者と発言者の発言をしっかりと聞きましょう。人の話をきちんと聞いて内容を整理しておかないと、自分が発言を求められたとき、質問したいときに的外れな内容になり、「聞いてなかったの？」ということになりかねません。
■メモを取る
発言のポイントや大事な数字などをメモしておくと自分が発言するときに役立ちます。さらに、「人の話を一生懸命聞いている」という積極的な姿勢を示すことにもなりますね。ただし、議事録を取ることを任されたのでもない限り、話された内容全てを書き記す必要はありません。書くことで精一杯の状態になり、肝心の会議の流れなどが把握できなくなる恐れもありますので、あくまでもメモ程度にとどめましょう。
初参加の心得4：会議中の発言のタイミングとコツ
「わからないなりに、不慣れなりに、自分の考えを話してみる」。発言内容そのものよりも真摯な態度は好感が持たれます。
発言をするときは、「私は、Ａ案がいいと思います。理由は～。」という風に、まず結論から述べます。順序立てて要点を簡潔に伝えるようにしましょう。たとえ自分の意見がない場合でも、「特にありません」と答えるのは無責任というもの。何も考えていないと受け止められてしまいます。「まだ考えがまとまっていない」「正直言って迷っている」など、何か伝えるようにしましょう。
初参加の心得5：会議中の質問のコツ
「こんなことを聞いてもいいのだろうか」と思うようなときは、”クッション言葉”を使いましょう。
さらに上級テクニックとして、質問の前に
- 私の聞き間違いでしたら、すみません
- 聞き逃してしまったかもしれないのですが
- 不勉強でお恥ずかしいのですが
初参加の心得6：会議で反対意見が出されたら
会議でのあなたの発言に反対意見がでてきても、個人攻撃されたのではないということを理解しておきましょう。
初参加の心得7：会議を欠席した人に対する配慮
会議やミーティングを欠席した人には、会議の内容や決定事項を箇条書きにし、メール添付やプリントアウトするなどして、知らせてあげると親切ですね。事前準備から、会議中の先輩や上司の発言、司会者のまとめ方、仕切りかたなど学べることは多いもの。会議や打ち合わせは、積極的に参加することで、あなたにとって有益な学びの機会となるでしょう。
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