1．規則を作成する
就業規則の作成手順を確認しましょう
ここでのポイントは、労働基準法に違反している内容がないかチェックすることです。特に休日について振替・代休制度を設けている場合の具体的取り扱い方法、年次有給休暇以外の休暇を設ける場合、有給にするか無給にするか記載が抜けていないか、チェックしてください。これらは従業員の誤解を招きやすいところです。
2．従業員代表の意見を聴く
労働基準法では、就業規則を作成・変更する場合には、従業員の過半数代表の意見を聴かなければならないこととしています。この「意見を聴く」ことがポイントになります。快適な職場環境のためには、会社側で意見を度外視して一方的に決めようとするのではなく、従業員代表の意見をできる限り尊重して作成します。作成や変更をする際には、なぜ実施するのかを双方納得の上で実施します。意見ですから、法律上は反対意見でもOKということになっています。
留意点は、早急に意見を求めるのではなく、従業員からの意見を時間がかかっても吸い上げることです。このプロセスを踏むことで、会社と従業員の信頼関係がより強固になっていきます。
従業員の過半数代表とは、
- 従業員の過半数で組織する労働組合があれば、その労働組合のこと
- 組合がない場合や組合があっても、組合員の数が従業員の過半数になっていない場合には、従業員の過半数を代表する者のこと
3．意見書を添えて労働基準監督署に届出る
就業規則は、従業員代表の意見書を添付して2部作成し、所轄労働基準監督署に届出ます。労働基準監督署は、意見書の添付の確認と就業規則の内容が法令に違反していないかなどの確認をし受理します。会社の控えとして、1部が受理印捺印後返却されます。会社によっては複数の事業所がある場合がありますので、それぞれの事業所ごとに届け出ることになります。ただし一定の要件を満たせば、同一内容の就業規則であれば本社で一括して作成して本社管轄の労働基準監督署に、他の事業所の分も届け出ることができることになっています。
意見書などの書式は特に決まっているわけではありませんが、参考に東京労働局のものを紹介します。
＜参考資料＞
就業規則届
意見書参考例
4．作成した就業規則は、労働者に周知させる
作成した就業規則は、できれば労働者の1人ひとりに配布しましょう。各事業所の見やすい場所に掲示、あるいは従業員がいつでも見ることができるような場所に設置することでもよいことになっています。社内でパソコンを利用して情報の共有化をしている企業もあります。注意すべきは、新たに就業規則を作成した場合や、内容を変更した場合です。作成や変更した旨を伝え、すべての従業員に確実に、速やかに周知することです。せっかく作成、変更しても従業員がそのことを知らないとその意味が失われてしまいます。ここが1番のトラブルの原因と言えます。必ず実施しましょう。
