企業のIT活用

【企業のIT活用】グループウェア導入で電子メール活用した職場作り

情報共有／メール／SNS

更新日：2002年08月20日

グループウェア導入で電子メール活用した職場作り

水谷哲也

グループウェアを導入するためには、情報の共有化が職場で行われる風土が築かれている必要があります。その為に、電子メールを活用して風土作りを行います。

社内LAN整備されたのに上手くいっていない?!

前回、相談のあった企業を再訪しました。営業日報など仕事の流れを変更し、LAN環境整備も終わり、新しい形で仕事が回り出しているはずです。

「社長さん、その後いかがですか？」

「今まで営業報告を幹部会議で口頭で聞いていたのですが、どうしても定性的な報告が多かったですね」

「ところが色々なモニタリング指標を作成したおかげで、報告も指標に基づいたものになり、定量的数字でも結果が分かるようになってきました」

「また数字でおかしな動きをしているなと思った時には、コピーしている営業日報をチェックするようにもなりました。恥ずかしい話ですが、初めて営業日報を見ました」

「効果が出ているようですね。では、次の段階として、報告ができる仕組に変更していきましょう。実際に営業日報をご覧になっていかがでしたか？」

「全員分のを見たわけではないのですが、ちゃんと報告のような形で上げている営業マンもいれば、何を書いているのかよく分からない営業マンもいるなというのが印象です」

「情報の共有化を進める場合に、全員からある程度の品質の情報が出るような形に整備しておくことが大切です。営業課長さんは営業日報をチェックされて、返すようにされていますか？」

「そのようにしています。また特に重要だと思われるものにはコピーが私や他部門に回るようにもなっています」

「では、少し流れを変えて、コピーではなく、原本を社長や他部門に回覧するようにしましょう。そして、営業課長さんも含め、皆さんに徹底していただきたいのが、必ず、コメントをして営業マンに戻すようにしてください」

「特に営業課長さんは、出された日報の内容がよく分からなければ、再提出させるようにしてください。また他部門の方はありがとうの一言でも良いので、必ずコメントをしてください。特に重要なのは社長さんのコメントですよ」

「私のですか？」

「そうです。人間誰しも見てもらって、色々と評価されると頑張るものです。ただ、営業マンが報告することに時間を取られては本末転倒ですので、なるべく書かなくてすむような営業日報のフォーマットを考えるなどの方策が必要です。」

「ところで、LANの導入をされましたが、電子メールの利用はいかがですか？それほど活用されていないのではありませんか？」

「えっ、今日はそっちの相談をしようと思ったのですが、何で分かるのですか？」

「それはですね....」

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