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| 準備をしないから会議はもめる |
これは営業マンに限った話ではないのですが、社内の会議が長引くのは嫌ですね。
それが、有意義なものであるのならともかく、「この会議は意味あるの？」と感じるようなものなのなら、なおさらです。
そのせいで帰宅の時間が遅くなるのはもちろん、他の業務に支障をきたすのもツライ話です。
ここでは、そんなツライめにあわないための、会議効率化策を基礎をお送りしたいと思います。
会議は準備が命
まずは当社の話をしましょう。
当社の会議では、事前に各自が会議のアジェンダを読み込んできて、内容を把握した状態で来ます。
だから、会議の冒頭で「そもそも論」の説明をすることはしません。
これだけでも、相当の時間短縮になります。
会議の多くにおいて時間が浪費されるのは、出席者の準備不足に原因がある場合がほとんどです。
「で、今日は何について議論するのかね？」なんてセリフがでるようでは、とても機能的な会議とは言えません。
会議まえに、参加者全員が準備をしっかりと行なう事が、効率化のための第一歩です。
でも、会議の前に準備をする本当の理由としては、『会議のなかでイニシアティブをとるため』というほうが大きいのですがね。
準備にはイメージングが必要
準備の段階では、実際は「何を話すか」をイメージするだけでは不十分です。
参加者の誰がどのように反応するかまでを深くイメージングするのが重要。
「この企画を発表したら、あの人が反論しそうだな…」
そして、具体的にどういう言葉でどのように反論してくるかまでイメージする。
そうすると、会議が始まる前に手を打っておくべきことが見えてきます。
いわゆる根回しの必要性ですね。
