【ビジネス英会話】英文ビジネスメール（英文E-mail）の書き方

英文は短く、具体的かつ分かりやすく書く

英文Eメールの文章は、とりわけビジネスの場合には、読み手の時間を使うものであることを常に念頭において作成することが大切です。そのために、よく3Cや、3Sなどと呼ばれる原則、（3Cは、Concise, Concrete, Courtesy, 3Sは、Short, Simple, Style,など他にも様々な表現がありますが…）に則って、簡潔かつ、具体的で、分かりやすい内容を心がけましょう。時には、箇条書きなどを取り入れて、一読してメールの意図が相手に伝わるよう、工夫して書くことが大切です。

また、できるだけ、１つのメールには１つの案件とし、返事が書きやすい内容にしておくことが必要です。返事が煩わしいと優先順位が下がる可能性があるからです。

記号や特殊文字の使用は極力避ける

国内でのメールならば問題ないケースでも、海外のメーラーで受信される英文メールの場合には、メーラーの種類や、規格、また構造の違いなどから、文字化けしてしまう場合があります。そのことを考慮して、極力、特殊な文字や、記号の使用は避けるほうが無難です。せっかく送っても、文字化けして読めなくては、意味がないからです。

大文字だけで記述しない

また、強調のために、大文字だけで文章を書くことがありますが、受け取った人には意図が伝わらず、かえって不躾な印象を与えることがあります。ですから、大文字だけの文章の使用はしないようにしましょう。

署名は必ず入れる

Eメールの場合には、アドレス等で差出人の確認ができることもあり、何回かやり取りをした後には、しばしば署名を省略するケースがあります。しかし、ビジネス・英文メールの場合には、極力、署名（差出人）は、最後に挿入するようにしましょう。

特に、英文メールの場合には、相手のメールの受信文字数に制限等がある場合、文章がどこで終わっているのか、判断できないケースもあるからです。そのためにも、頭語・結語は省略しても、署名だけは常に入れておくと、そこで文章が終わっていることが容易に確認できます。ですから、アウトルックであれば、自動署名等も活用し、署名は是非とも入れる習慣をつけておきましょう。

相手の非難、中傷はしない

Eメールという便利なツールの意外にも陥りやすい落とし穴です。メールでは、相手の顔が見えないため、ついつい、議論になったりした際に、きつい表現や、面と向かっては言わないことを書いてしまうことが、しばしばあります。送ってからでは取り返しがつかないため、相手への反論や、批判、非難など、例え、正当な意見であっても、微妙な内容については、できるだけ、メールではなく、電話や、できれば直接会って話すほうが、不要なトラブルを避ける意味でもとても大切なことです。

英語では、これを"Flaming"（フレーミング）と呼んで、とりわけ、社内でのやり取りについては、慎重を期すことが求められています。コミュニケーションのツールとして便利であるがゆえに、是非とも気をつけたい