【収納】3分で片付くデスクと書類整理のコツ

2.規格化する

企画書、報告書、契約書など書類の多くはA4サイズ。そこで書類を整理する道具もA4サイズに統一して、立て置きにします。そしてファイリングには、手早く処理できる単純な道具を使いましょう。

前項で仕分けした書類のうち、進行中と念のためのものはクリアフォルダーに挟むだけ。クリアフォルダーを緊急度で色分けするなら透明色を含めて3色までに限定します。多色使いにすると一目で色の意味が判断できません。

さらにクリアフォルダーを厚口タイプにすれば、ブックスタンドに立てておくことも可能です。クリアフォルダーが複数枚になる案件や念のための資料用には、ファイルボックスを使ってひとまとめにしてもいいでしょう。ハンギングフォルダーを使って、吊す形式で整理するのも一つの手です。いずれにしても、1案件1フォルダーもしくは1ボックスを原則に整理します。

すでに終了した業務の書類は、クリアブックやバインダーを使って1冊にまとめます。さらに、使う機会のない書類は年度ごとに段ボールに入れて、デスク周り以外の場所や共用の保管庫で管理します。

3.見出しをつける

すでに当たり前なことですが、見出しは必ずつけておきます。会議や提出用の大事な書類には見出しのシールを貼っていても、関連資料にはつけていないというケースもあるのでは？ 忙しいと後回しにしがちですがポストイット式の見出しなら、フォルダーに入れるついでに走り書きしたまま貼れるので簡単です。

さらに見出しのタイトルについては、これも当然ながら検索しやすい名称をつけておきましょう。その際に、次のような要素を中心に命名します。

• プロジェクト名　「○○計画」「××開発」など
• クライアント名　企業・メーカー名など
• 期間名　○○年○月～××年×月

見出しの大きさ、書体、書式も統一すると見やすく検索がラクです。見出しのついた書類を並べる際の順序ですが、作業中で個人管理のものは時系列、保管用で共有のものは50音順といったように、ルールを定めておきましょう。

書類・資料の整理は継続的にできる方法でなければなりません。以上のポイントを目安に、仕事の特性に合わせてシンプルに整理しましょう。