日本で暮らす外国人や留学生の部屋探しをサポートするトランスボーダーズ。代表取締役を務める田中さんは、「外国人が理想の住まいを見つけるのはとても難しい」と話します。

「私自身、外国に留学したとき大変苦労しました。物件探しから入居の申し込み、新生活をスタートさせるまでにはたくさんの書類が必要になります。言葉の壁もありますが、肌の色や国籍が違うという理由で、入居を断られるケースも多いのです。そうしたことに疑問を感じ、外国人向けの不動産仲介業を始めました」。

株式会社トランスボーダーズ
（http://www.transborders.co.jp/）
代表取締役　田中佐紀子さん

昨年9月に移転したオフィス。コンパクトでスタイリッシュな複合機は、おしゃれな接客カウンターにもぴったり

会社設立は2006年7月。外国人留学生相手の不動産会社はあまりなく、起業するうえでは、そこが狙い目だったそうです。「事務所を立ち上げるときは予算も限られていたので、オフィス機器や家具を安く抑えるなどいろいろ工夫しました」と田中さん。その分、サービスの質にこだわり、おもてなしの心を大事にした結果、口コミでお客様が増えていきました。そして、昨年9月には広めのオフィスに移転。接客カウンターにも複合機があれば便利、ということでMFC-7820Nを導入しました。

「この仕事を始めて驚いたのは、ファクスも含めて紙のやり取りが多いことです」と田中さんが語るように、部屋探しには、間取り図や物件情報など、たくさんの紙の資料を用います。また、申込書や契約書をはじめ、重要事項説明書、鍵の受渡書、東京都の紛争防止条例説明書なども紙で保管するのが業界の通例。契約書は部数が多く、コピーも頻繁に使うそうです。紙のサイズは様々ですが、契約に関する書類の大半はA4モノクロなので、ジャスティオの出番です。

「以前は店の奥の事務所スペースでコピーを取る間、お客様をただお待たせしていました。今はお客様の目の前でコピーを取るので、待ち時間のストレスも軽減されたと思います。やっぱりカウンターに置いて正解でした」と、コンパクトなサイズに大満足の様子。さらに田中さんは、MFC-7820Nのコストパフォーマンスにも注目。「1枚約3円は安いですよね。なにより本体価格もお手頃で驚きました。少ない初期投資と、ランニングコストの安さは経営者としてうれしいです」と話します。

お客様に渡す書類はカウンターでコピー。作業している様子が見えると、待ち時間のイライラが軽減されます

また、『スキャンtoファイル』機能にも魅力を感じているとか。これは、スキャンした書類をネットワーク上の共有フォルダに、パソコンを操作せずに保存できる機能で、スタッフ間の情報共有がシンプルな操作で行えます。

本体のスキャンボタンを操作するだけで、紙の原稿を電子化できます。 ADF（自動原稿送り装置）搭載なので、原稿を一枚一枚セットする手間もありません

「私以外に4人のスタッフがいますが、外出していることが多いんです。彼らはノートパソコンを持ち歩いてネットに接続していますから、紙の書類をデータ化しておけば、物件情報をいつでも確認できます」とのこと。

書類を電子化することで、スタッフ間の情報共有がスムーズに。こうした業務の効率化も、コスト削減につながります。

「もともと“外国人の役に立ちたい”という思いから始めた事業なので、部屋探しだけでなく様々な相談に乗っています。一緒に携帯電話の申し込みをしたり、洗濯機の使い方を教えたり、就職活動のアドバイスをしたり。要するに世話好きなんですが、朝起きてから寝るまで、お客様とメールしていることが多いですね」と田中さん。

お客様は日本に住んでいる人だけでなく、海外からの問い合わせもしばしば。そのため、一番便利なコミュニケーションツールはメールなのだとか。一方、不動産オーナーや物件の管理会社から届く書類は、たいていファクス。そこで、来店する前に間取り図や契約書の中身を見たいというお客様のために、書類をスキャンしてメールで送っているそうです。

「外国人の留学生は、自宅にファクスがない人の方が多いですよね。でも、間取り図は見たい。そうした個々のニーズに応えることが、お客様の囲い込みにつながると思います。その点、MFC-7820Nは簡単にスキャンしてファイルにできるので、重宝していますよ」と、紙中心の不動産業界で、新しいスタイルを確立しつつあるようです。

『スキャンtoEメール添付』機能を使うと、本体でスキャンした原稿が、自動的に新規メールに添付されます。パソコンを使わずに、ファクス感覚で本体から直接メール送信も可能