FAX、インターネット、NTTコミュニケーションズ…
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つい見逃しがちな、あの不満を一気に解消!知ってる?業務効率化への“秘策”

ブロードバンドの普及などで、ビジネスで社内外とやりとりする場合、ほとんどはメールで済ませて、FAXを使うことはあまりないのでは?
しかし、FAXが完全になくなったかというと、意外に使用するシーンも残っていて、その証拠に名刺にはFAX番号が必ず記載されているはず。

思い返すと、FAXの確認が面倒、毎月の通信費が高い、といったストレスを感じている人も多いはず。そこで、そんなFAXにまつわるストレスを解消し、特に起業家やSOHOに評判がいいというサービスを、All About「起業・独立のノウハウ」ガイドの中野 裕哲氏とともに検証してみた。続きを読む

All About「起業・独立のノウハウ」ガイド: 中野 裕哲
起業コンサルタント、税理士、行政書士、特定社労士。年間約200件の起業無料相談受託。起業準備から経営までまるごと支援。
思った以上にいろいろあった…FAXにまつわるストレスの数々

▲かなり減ったとはいえ、FAXを使うシーンは残っている。わざわざ自分の席からFAX機まで歩いて行って送信…。この何でもないようなことが忙しい時にはかなり煩わしい。

▲前に送られてきたFAXを、いざ見たいと思ってもすぐには見つからず…。探し出す時間をムダに感じた人も多いのでは?

 

FAXの利用頻度が減ったとはいえ、見積書や申込書、発注書などのやりとりにFAXを活用している企業は未だに多い。逆に「FAXを全く使っていない」という企業を探すほうが難しく、FAXのビジネス普及率は98%以上と言われている。

中野氏:「これだけメールが普及してきたとはいえ、やはり業種によっては随時パソコンを使用する環境にないこともあります。その場合、データの送受信はFAXを使うことになるため、FAXそのものをなくすことは現実的に不可能です。店舗中心の業種や現場の多い建設業など、そもそもメール自体をあまり使用しない業種も存在するので、やはり今でも必要不可欠ですね」

とはいえ、パソコンという便利なものに慣れてしまった現在、FAXを利用する上でいろいろとストレスを感じることがあるのも事実。使い勝手は然ることながら、FAX機のリース代、 FAX機専用の回線費や通信費、紙やインクなど、使用頻度は低くても掛かるコストは無視できない。

中野氏:「起業したばかりの会社にとって最も頭を悩ませるコストは、毎月発生する固定費の存在です。頻繁に使用するわけでもないFAXに対して、FAX機専用の電話回線を維持するコストはその代表ではないでしょうか。
また、FAXを使っていて一番気になるのは、どこからか番号を調べて送られてくるFAX DM(ダイレクトメール)の存在ですね。一方的に送られてくるので、勝手にこちらの紙とインクを使用されてしまい、ムダにつながります」

しかし、ストレスを感じるのはコスト面に限ったことではない。
例えば…

・紙だと管理に手間がかかって、必要な時にもすぐ探せない。
・受信したFAXを担当ごとに振り分けるのが面倒。
・FAX送信後、着信確認の電話が面倒。
・オフィスにいないと、重要な連絡も放置されたまま。
・FAX機が遠くて、取りに行くのが面倒。

…といったようなことに加え、出力された紙の紛失や情報流出も気になるところだ。

中野氏:「一度受信した紙を紛失した場合、再度確認することができないので、メール受信に比べて気を使いますね。また、バーチャルオフィスやシェアオフィスを使用している起業家も多いのですが、共通のFAX番号に送られてきたものを転送してもらうとコストも上乗せされる上、情報漏洩の危険にさらされることにもなります」

いちいち印刷してからFAX送信って…>>

インターネットFAXの導入で、利用シーンはこう変わる!

そこで注目なのが、「インターネットFAX」。
代表的なサービスとしてNTTコミュニケーションズ社が提供する『050グリーンFAX』を例にとると、インターネット環境さえあればすぐに始められるので、 FAX機器専用の回線やFAX機器さえ不要。固定の回線費や通信費、紙やインクなどにかかるコストも削減可能だ。しかもインターネット経由なので、遠距離でも気にせず安価に利用できるのはうれしい。

中野氏:「インターネットFAXなら、FAX機専用の電話回線と比べるとかなり安いコストで、便利で多彩な機能を使うことができます。特に起業家にとって、会社立ち上げ当初の設備投資コストは頭の痛い問題。そこで、最初からインターネットFAXを導入すれば、複合機を購入(またはリース)する際にFAX機能を省くことができ、その分のコスト削減も可能になります」

しかし、インターネットFAXが解消してくれるのは、コスト面の不満だけではない。受信したFAXをメールに添付したり、外出先でもモバイル端末やケータイで送受信可能なので、どこでも対応でき、顧客への対応がスピードアップ。貴重なビジネスチャンスを逃さない。

中野氏:「忙しく外出する機会の多い起業家やビジネスパーソンにとって、会社に戻ることなく、携帯電話やスマートフォンなどのモバイル端末を使って、受信したFAXをすぐに確認して対応できることは、仕事の効率を上げるためにも有効です。メールと違って情報の確認が紙を通す分タイムラグのあるFAXを、メールと同等のスピードで扱うことができるので、相手先への連絡もスムーズに行えますね」

さらに、紙ではなくデータで受け取るので、紛失の心配も少なく、情報保護にも有効。ファイルとしてパソコンで管理できるので、欲しい時にも見つけやすい。

中野氏:「メールとFAXの大きな違いは、届いた情報を後で簡単に確認や検索できるかどうか。紙の場合、紛失したり誤って処分してしまったら、後で再度確認することは不可能です。その点、インターネットFAXなら画像データとして保存されるので、過去に受信したFAXも後から検索して確認することも可能なので、安心感がありますね」

また、中野氏が気になる点として挙げていたFAX DMに対しても、インターネットFAXは有効だ。

中野氏:「不要なFAXデータを受信しても印刷するかどうかは、利用者が判断できるので、紙とインクのムダにもなりません。これは、エコにもつながりますね」

コスト削減の“最後の切り札”!?>>

 
インターネットFAXの仕組み

▲受信したFAXをネットワーク上のサーバーで画像ファイルとして蓄積し、インターネットに接続したパソコンや携帯からFAXの内容確認やダウンロードができる(受信FAXのメール添付も可能)。
※NTTコミュニケーションズ『050グリーンFAX』の場合。

インターネットFAXがビジネスを効率化!
紙のFAXでは実現不可能! 意外な導入実例とは?
パソコンでFAXを管理『050グリーンFAX』

インターフェースはメール感覚で操作も簡単。いつものパソコンで、設定用ホームページから受信も送信もOK!

中にはこんな使い方も!

全国3ヶ所に支店を展開する企業では、全支店のFAX番号を統一。 各支店へは「お知らせメール」でFAX受信が通知され、メールが来たらそれぞれの支店がパソコンなどで確認し、担当分だけダウンロードすればOKという仕組み。これにより大幅なコスト削減に成功した。

 

このように、紙のFAXにまつわるストレスをスッキリ解消してくれるインターネットFAXだが、その中でもおすすめなのが、NTTコミュニケーションズの『050グリーンFAX』。

先に挙げたインターネットFAXが持つメリットはもちろんのこと、独自のメリットも盛りだくさん。初期費用と月額利用料は共に1,050円(税込)と破格の安さ、そして「050IP電話」のため、送信時にかかる通信費もかなりおトクなので、FAXの利用頻度が低くても、『050グリーンFAX』に切り替えればコストダウンの効果をすぐに実感できるだろう。

さらに、FAX機専用の電話回線が不要なので、用途別や担当別に専用番号を追加するのも手軽にできるほか、規模拡大などでオフィスを移転することになっても、番号は変更せずにそのまま利用できるのは、非常にうれしいところ。

中野氏:「特にメール中心で仕事をする機会が多い方は、インターネットFAXなら、メールと同等の使い方ができるので、仕事のフローを統一することで効率アップに貢献してくれるはず。
ただ、導入する際はFAX番号の変更を余儀なくされるので、起業を決めたら、電話回線を取得したり複合機を購入(またはリース)したりする前に、まずは『050グリーンFAX』の導入をおすすめします。そうすれば、余計な手間が掛かることもありません」

では、この『050グリーンFAX』が実際にどんな使われ方をしているのか調べてみると、それぞれの企業の実情に即した意外な使い方も見受けられる。ある企業では展示会に出展する際、従来はその度ごとにFAX機器と回線をリース契約していたが、現在はインターネット環境さえあればすぐに利用できる『050グリーンFAX』に。場所や機器に制約されない『050グリーンFAX』ならではの使い方だ。

ネット環境さえあれば、いつでもどこでも!>>

FAX業務の不満を解消する「050グリーンFAX」 今ならお試しキャンペーン実施中!

FAX業務にまつわる、さまざまな不満を解消してくれる『050グリーンFAX』の便利さは、実際に使ってみればよくわかるはず。その便利さを実感してもらうために、初期費用と月額利用料2か月分が無料になるお試しキャンペーンを現在実施中。

期間中に掛かるコストは送信時にかかる通信費程度で、その通信費も全国一律で「8.4円(税込)/3分」という安さ。これなら、試してみない手はない。その便利さと快適さを実感して、オリジナルの使い方を考えてみてはどうだろう?

「050グリーンFAX」かんたんご利用ガイド
 
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