宮田さん「ひとつの仕事に時間をまる１日費やすのと、効率よく2時間で済ませるのとでは雲泥の差ですよね。だから在宅ワーカーはもちろん、ビジネスパーソンなら誰でも『仕事をいかに効率よく、短時間でこなすか』は大切です。
でも、ビジネス書類は、作るも読むのも探すのも、手間と時間がかかりますよね。逆に言えば、書類管理の効率化で、時間はぐっと短縮できます。質の高い書類を効率よく作成できれば、時間の使い方はガラッと変わります」

そんな書類作成・管理術に「有効な手段のひとつ」と宮田さんがおすすめするのがスキャナー。

宮田さん「まず『書類のやりとりはPDF』。これを基本とすると管理がしやすいです。PDFならどんなブラウザでも見られますし、レイアウトも崩れません。メール添付で複数人に一度に配布できるのも効率的です。
でも、書類はデータファイルでなく、印刷して渡されることもありますよね。私は、必要な配布書類はすぐスキャンしてPDFにして管理しています。
『スキャナーは写真や画像を取り込むためだけのもの』というのは古い考え方。スキャナーは文字データ中心の書類もPDF化して、ビジネスをサポートする便利なツールなんです。そして『スキャナーができることは、最大限に利用する』、これがスピードアップのカギですよ」

『スキャンする時間と手間のほうが面倒』『動きが遅いのでは？』と思う方もいるかもしれません。しかし、そのイメージも過去のもの。たとえばエプソンの GT-F720 は、起動にかかる時間はわずか１秒以内、「電源ボタンを押して起動待ち」なんてことはありません。スキャンのスピードもＬ判フルカラー300dpiで約7秒とスピーディーな処理が可能です。

宮田さん「起動待ちの時間は、時間のロスだけでなく、イライラしてストレスにもつながるもの。だから、1秒以内という起動の早さはうれしいですね。そのぶん『パッと電源をつけてすぐスキャン』という習慣もつけられます」

また、データ入力などで数十枚、数百枚…と大量なページ数の書類を扱う仕事なら、オートフィーダー機能がついた GT-D1000 がおすすめ。1分間にモノクロ18枚／フルカラー12枚という高速スキャンが可能です。書類はオートフィーダーにセットして、その間に他の業務を進められるのも魅力です。

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書類は、もちろん内容が大事。「でも、わかりやすさも同じくらい大事ですよ」と指摘する宮田さん。

宮田さん「書類はイメージ演出に大きな役割を果たします。整然とした書類は『きちんと仕事してくれそう』という印象を勝ち取れますし、ビジュアル訴求の強い書類は、イメージ戦略や構成力の強さを主張できます」

具体的にはどんな方法があるのでしょうか。

宮田さん「在宅ワーカーは、書類をチェックしてくれる上司がいません。気楽なようですが実際は逆で、欠点やミスは自分の責任となります。だから確認もせずに作った書類は、誤字・脱字などのミスも怖いですし、『第三者がその書類をどう見るか』という大事な視点が抜けた、ひとりよがりのものになりがち。なので、常に『書類を読む人の立場に立った書き方』『見やすく、わかりやすい構成』を心がけることが重要です。
段落わけや空白行、箇条書きなどのレイアウト構成で見やすくすることはもちろん、図版の挿入や、資料書類をスキャンして縮小して入れ込むなど、ビジュアル要素の演出も重要です」

確かに、書類の見栄えは、内容を読む前の第一印象。その重要性は在宅ワーカーやSOHOに限らず、プレゼンやコンペで受注が決まるビジネスパーソンにも当てはまりますね。イメージがよく、質の高い書類作成にも、スキャナーが活躍してくれます。

企画書などの作成で、手書きで簡単にイメージをまとめたりする機会もありますよね。そうしたレイアウトセンスに自信がある人の場合、あえてマインドマップやフローチャート、イラスト下書きなどをスキャンして取り込むのも有効。『PCの機能ではなく、この人のセンスが優れているんだ』と認めてもらえるチャンスです。

他にも GT-F720 にはイメージアップに貢献する機能がたくさん。たとえば、スキャンした書類の裏面の文字が透けてしまう「裏写り」を低減して、文字や図形を見やすくする「文字くっきり」機能があります。

宮田さん「詳細をクリアに見せようと解像度を上げてスキャンすると、裏写りが起きる、というジレンマがありました。この『文字くっきり』機能は、それも解決してくれますね」

また、特定の色を除去してオリジナルの状態に戻す「ドロップアウト」機能も便利。逆に、特定の色を強調することもできます。

宮田さん「配布書類の余白に、提出期限や金額の見積もりなど、重要だけど他社にはお見せできないことを色ペンで書き込むことがありますよね。そんなメモを消すのに『ドロップアウト』機能は便利。
また、色強調の機能も、たとえば回覧書類の印鑑を目立たせたり、修正した箇所を目立たせたいときなど、アイデア次第で活用法はひろがりそうですね」

「見せる」より「魅せる」書類を作るには！＞＞

書類に悩まされる人は、まず整理整頓が苦手な人。渡された書類を「とりあえず引き出しに…」「とりあえず机の上に…」では、永遠に悩みは解決しません。効率も悪いままです。

宮田さん「効率化のコツでも触れましたが、私は書類はなるべくPDF化して管理しています。整頓、スペース活用のメリットだけでなく、持ち運びだってメモリなどメディアひとつでできるようになります。紙を減らすのは、エコにもつながりますよね。
それに、データファイルの命名方法やフォルダ分けを工夫すれば、過去の資料を探すのも簡単になりますよ」

整理が面倒だから乱雑になる、乱雑だから整頓が面倒になる…という悪循環から抜け出せない人には、素早くスキャンできて、検索性も高められるスキャナーは強い味方。「とりあえず置いておく」という悪いクセを、「とりあえずスキャンする」に変えるだけで大きな効果が生まれます。

また、機密性の高い書類の管理にもPDFが秀でているのだとか。

宮田さん「メール添付するPDFにパスワードでロックをかけるのは機密情報の保持に有効ですし、もはやビジネスマナーになりつつあります。個人情報の漏えい事故を起こすと、築いてきた信用が一気に失墜してしまいます。トラブルを未然に防ぐためにも、情報を守るという認識は大切です」

GT-D1000 では、スキャンしたPDFファイルにパスワードをかけられます。このように、書類整頓と管理には、様々な面からスキャナーでのPDF化が有効。ノートPCやプロジェクターと併用してペーパーレスも実現可能です。

宮田さん「ワンタッチボタンで手軽にスキャンできるのがいいですね。スキャンからメール添付までをボタンひと押しで可能にする『メールナビボタン』も、時間の短縮にひと役買ってくれるでしょう。
スキャナーは頻繁に使うものですから、ボタンが大きく、わかりやすいのもありがたいです」

また、コンパクトなボディも特長。縦43×横23cm、高さは6.7cm（※いずれも最大部）と、省スペース性でも優れています

宮田さん「凹凸も厚みもなくて、インテリアにもマッチしやすいですね。これだけコンパクトなら、会社勤めのビジネスパーソンでも、机に個人用として置けばきっと重宝します。共用マシンまで歩いてスキャンして戻って…という時間のロスがなくなりますし、手が届く場所に置くことで、より気軽に使えて、より使いこなせるようになりますから」

GT-F720はフィルムスキャンも可能な万能型ですが、業務上フィルムを扱わない方には、より省スペースでリーズナブルな GT-S620 もおすすめです。

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